OKR-mallista ei ole ISO-standardia, joka määrittää toimintatavan tarkasti jokaisessa organisaatiossa. Sen seurauksena OKR on levinnyt monenlaisiin ympäristöihin, joissa se on nyt käytössä, kuten rakennusalalle, energiasektorille ja valtionhallintoon sekä tietysti laajasti yritysmaailmaan.
Joustavuus pakottaa jokaisen organisaation tekemään oman tulkintansa ja tarkennuksensa omaan organisaatioonsa, jotta väärinkäsityksiä ja tulkintaristiriitoja ei synny.
Tyypillisesti tämä johtaa siihen, että organisaatioon kirjoitetaan strategian toimeenpanon käsikirja. Se sisältää tulkinnat oman organisaation näkökulmasta sekä sovituksen muihin organisaatiossa jo oleviin käytäntöihin.
Tälle dokumentille on monenlaisia nimityksiä ja brändäyksiä riippuen organisaatiosta:
- strategian toimeenpanon tai toteutuksen käsikirja
- OKR-käsikirja tai OKR-manuaali (OKR handbook)
- OKR-pelikirja (kansainvälisesti OKR playbook, jota esimerkiksi Google ja Atlassian käyttävät omista ohjeistoistaan)
- OKR-ohjeistus tai OKR-opas
- OKR:ien pelisäännöt
- kenttäopas
- strategian implementoinnin prosessiohjeet
- toimintamallin kuvaus tai ways of working
- strategian matkaopas
- tavoitepolun opas
- sekä muita vastaavia.
Käytän tästä eteenpäin ohjeesta nimitystä käsikirja. Englanniksi vakiintunut termi on playbook, ja sitä käytämme kansainvälisissä yhteyksissä. Sovella ajatus omaan organisaatioosi. Käytämme usein esimerkkinä Finmanua, kuvitteellista keskikokoista raumalaista valmistavan teollisuuden yritystä, joka johtaa kahta erilaista liiketoimintaa ja valmistautuu listautumiseen. Sen käsikirja on 56-sivuinen kalvosetti, joka jakautuu viiteen osioon. Lista käsiteltävistä asioista on melko pitkä, ja juuri se on työn pointti: käsikirja kokoaa yhteen kaikki ne tulkinnat, jotka on pakko tehdä, kun OKR-mallia sovelletaan organisaatioon. Näiden valintojen tekeminen ja niiden kirjaaminen on aivan keskeistä.
Seuraavassa esittelen tärkeimmät luvut, jotka tyypillisesti tulevat käsikirjaan.
1. Johdanto käsikirjaan
Mikä käsikirja on ja kenelle se on tarkoitettu. Miksi, mitä ja miten yhdellä kalvolla: mikä on se keskeinen kysymys, jonka malli ratkaisee (Finmanulla: miten 188 ihmistä tietää joka viikko, mikä muutos on juuri nyt tärkein, ilman että arjen tuotanto kärsii). Kuusi perustelua, miksi juuri OKR valittiin strategian toimeenpanon tueksi. Käsikirjan liityntä muihin dokumentteihin: strategiaan, muutosohjelmaan, KPI-arkkitehtuuriin, organisaatiokuvaukseen ja palkitsemisjärjestelmään sekä johtamisjärjestelmään. Strategian painopisteet ja se, miten vuositavoitteet johdetaan niistä. Ja tärkeänä myös poisvalinnat: emme tee -lista, joka on yhtä sitova kuin strategiset valinnat.
2. Strategian toteutus OKR-mallin avulla
Mallin neljä periaatetta: epäonnistuminen on sallittua, tehtävät määritellään yhdessä, tavoitteet ovat kurottavia ja kaikki on läpinäkyvää. Keskeiset käsitteet määritelminä: tavoite, avaintulos, tehtävä, toteutusjakso, retro, luottavaisuusarvo. Toteutuskuilun kuvaus eli miksi hyvät suunnitelmat eivät muutu tuloksiksi ilman mallia. KPI-mittarin ja OKR:n ero omana kalvonaan ja käytännön esimerkkinä, koska tämä on yleisin sekaannuksen lähde. Seurantajaksot strategiakaudesta vuositavoitteisiin, tiimien jaksoihin ja viikkoseurantaan. Ja rajaukset, jotka kannattaa sanoa ääneen heti alussa: OKR ei ole bonusmittari, ei suorituksen arviointi, ei tehtävälista eikä KPI-mittariston kopio.
3. OKR:ien muodostamisen säännöt
Tämä on käsikirjan kova ydin. Toteutusjaksojen pituus ja aloitusajat sekä sisäänajojakson erityissäännöt. Tavoitteen kirjoittaminen: lööppityyli, aina miksi- ja miksi nyt -selitykset, yksi omistaja, 2–5 tavoitetta per tiimi. Avaintuloksen muoto: aina numero ja lähtötasosta tavoitetasoon kuvattuna, ei binäärisiä "valmis / ei valmis" -avaintuloksia, ei nolla-avaintuloksia. Hyvän avaintuloksen tuntomerkit: lopputuloskeskeinen, luku liikkuu jakson aikana, tiimin omissa käsissä. Kertamittausten ja KPI-kytkennän käsittely. Tehtävien säännöt, omistajuus ja jakson lukko: tavoitteet lukitaan jakson ajaksi, tehtävät elävät vapaasti. Kielisäännöt, Finmanulla jopa käännöstaulukko konsulttijargonista saavutettavaan suomeen. Jakson vaihteen kahden tunnin työpajan tarkka runko, tarkistuslista ennen tavoitteiden vahvistusta sekä taulukko yleisimmistä ansoista ja niiden korjauksista.
4. Strategian toteutus meillä
Tämä on hyvin organisaatiokohtainen osio: miten vuositavoitteet syntyvät ja kuka ne hyväksyy, jaksot ja seurantavälit tasoittain hallituksesta tiimeihin, johtamisfoorumit ja kunkin foorumin kysymykset. Miten tavoitteet tulkitaan tasolta toiselle: tavoite linkittyy tavoitteeseen, eikä yhtiön avaintuloksesta tehdä tiimin tavoitetta. Kokonainen valmis OKR-esimerkki omana kalvonaan. Seurannan vuosikello koko vuoden läpi. Välineet: OKR-työkalu Tangible Growth, KPI-mittaristo ja lähdejärjestelmät, ja Finmanulla myös fyysinen taulu tuotannon vuoroille, joilla ei ole tietokonetta käden ulottuvilla. Viikkopalaverin 20 minuutin runko minuuttiaikataululla. Luottavaisuusarvon kolme väriä ja ennen kaikkea se, mitä kukin väri laukaisee. Lopuksi kuvataan vielä käyttöönoton vaiheistus valmistelusta sisäänajojakson kautta vakiinnuttamiseen.
5. Strategian toteutustiimi
Toimeenpano on kaikkien vastuu organisaatiossa, ja käsikirja sanoittaa odotukset erikseen johdolle ja tiimeille. Roolit: tavoitteen omistaja, avaintuloksen omistaja ja OKR Champion, joka tukee muotoilussa ja vetää retrot mutta ei omista sisältöä. Championien verkosto, joka ylläpitää käsikirjaa ja kehittää mallin käyttöä. Ja lopuksi yhden sivun tiivistelmä sanastoineen, jonka uusi työntekijä voi lukea ensimmäisenä päivänään.
Kirjoitusprosessi on tärkeintä
Kuten monessa muussakin asiassa, käsikirjan kirjoitusprosessi on tärkeintä. Se pakottaa tekemään tarkennukset ja päättämään omat painotukset: toteutusjakson pituuden ja aloitusajat, seurantafoorumit, omistajuuden pelisäännöt, kielen ja välineet. Valmis dokumentti on kirjoitusprosessin tuote, mutta se on myös se paikka, johon uusi työntekijä, uusi tiimi tai epäselvässä tilanteessa oleva johtoryhmä palaa.
Jos organisaatiolla on ISO 9001 -johtamisjärjestelmä, johtamisfoorumit ja -tavat kuvataan siinä, ja käsikirja täydentää kuvausta OKR-mallin osalta.
Käsikirjalla on tyypillisesti kalvosetti. Sen kirjoitusprosessi on tosiaan tärkeä, mutta nykyisin käsikirjan sisältöä voi toimittaa organisaatioon myös inspiroivammin erilaisten tekoälybottien avulla. Kalvosettiin verrattuna botilta on helppo kysyä päivittäisen työn tuoksinassa.
Oman kokemukseni perusteella oikean käsikirjan puute on monessa organisaatiossa johtanut siihen, että työntekijät alkavat googlailla sopivia vastauksia netistä. Koska netissä on nykyisin varsin kirjavaa sisältöä OKR-aiheesta, ihmisten tulkinnat ovat sen perusteella vähintään sekavia. Selkeyden ja toteutuskyvyn takia tämä ei ole hyvä tilanne. Tee oma käsikirjasi. Se työ kannattaa.